Dokumen ekspor impor memiliki peran yang sangat penting dalam kegiatan perdagangan internasional. Seluruh negara di dunia ini memiliki peraturan dan keharusan menyertakan dokumen dalam setiap kegiatan ekspor impor di negara mereka.
Hal ini karena memang dokumen merupakan aspek pertama yang terpenting saat akan melakukan kegiatan ekspor impor. Bagi Anda yang ingin mengetahui mengapa dokumen ekspor impor sangat penting, simak penjelasan berikut ini.
Pengertian Dokumen Ekspor Impor
Bagi pelaku usaha yang memiliki pembeli di luar negeri, sangat penting untuk mengetahui terkait prosedur pengiriman barang dari batas-batas suatu negara tertentu.
Pada saat proses pengiriman barang dari suatu negara ke negara lain, tentunya dibutuhkan bukti-bukti pendukung seperti untuk catatan transaksi dan catatan kualitas barang yang akan dikirim.
Catatan bukti-bukti tersebut biasanya disebut dengan dokumen. Dokumen ekspor impor harus dipenuhi sebelum kegiatan pengiriman atau penerimaan barang dari dan ke luar negeri.
Selain diperlukan sebagai bukti, dokumen ini juga dapat meluruskan jika nantinya ada perselisihan yang timbul antara eksportir dan importir karena memuat informasi tertulis yang sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Jadi, dokumentasi yang tepat dapat membantu eksportir dan importir dalam menangani transaksi termasuk manajemen waktu, perlindungan pembayaran, klaim atas kerugian, dan lain-lain.
Dokumen ekspor memainkan peran penting dalam pemasaran internasional karena memfasilitasi kelancaran arus barang dan pembayarannya melintasi perbatasan nasional.
Setiap pengiriman barang dari dan ke luar negeri harus disertai sejumlah dokumen. Dokumen-dokumen ini harus diisi dengan baik dan benar.
Pada faktanya, dokumentasi ekspor terbilang cukup rumit karena jumlah yang harus diisi banyak, demikian juga jumlah otoritas terkait kepada siapa dokumen harus diserahkan. Apalagi dokumen yang dibutuhkan berbeda dari satu negara ke negara lain.
Dokumen yang salah dapat menyebabkan tidak terkirimnya barang ke importir sehingga akan sangat merugikan. Hal ini bisa memicu importir akan berpikir dua kali sebelum mengimpor dari eksportir yang sama.
Oleh karena itu, disarankan untuk meminta bantuan agen pengiriman dan ekspedisi yang dapat memfasilitasi pengiriman dokumen dengan benar serta mengatur transportasi. Meskipun begitu, setiap eksportir harus memiliki pengetahuan yang memadai tentang dokumen dan prosedur ekspor.